Нет,не так.Документы ложатся на стол начальника(если начальник ни рыба ни мясо - первому заму,он-же председатель комиссии)он назначает победителя.После комиссии- бодрый доклад об исполнении,премирование всех причастных к подвигу,независимым экспертам -благодарственые письма на имя руководителя по месту работы.Преподаватели ВУЗОВ(эксперты) аж пищат от удовольствия за эти письма(особенно если на горизонте очередная аккредитация или проверка ВУЗА) Правильный текст,как правило, пишут сами.