Нужно просто оценить бюджет для начала.
Потом продумать количество участников
Отталкиваясь от этого подобрать помещение (деленное на комнаты или нет, в том числе, т.к. у вас и форум и вечеринка).
Подобрать меню
подобрать звук (и другое оборудование, если предполагаются презентации)
Подобрать музыку и оформление для вечеринки
Если будут журналисты - предоставить им все пред и пост-материалы
Если будут камеры - повесить тряпочку для красивых снимков (с вашим лого), ну или еще какие красивые ракурсы придумать.
Так же для форума желательно определить спикеров от вас и ваших партнеров+клиентов и заранее определить темы и написать доклады.
Оплатить всё это дело и разослать приглашения.
Вуаля, тусовка готова.
Да, и кстати, мой вам совет, опросите всех участников на предмет их интересов и хобби. Потом на основе этой вечеринки организуете целый клуб клиентов и партнеров на регулярной основе
