[Бегунок]

Если на момент оформления были представлены сканы накладных с номерами транспортных средств, то, наверное, не логично писать в обращении про техническую ошибку и вводить сотрудника в заблуждение.

Во первых не зачем инспектору сканы накладных предоставлять. Жирно для них. Товар поди беспошлинный, поэтому на крайний случай и формализованный вид им за глаза будет. А то и вообще не предоставлять ничего кроме номера.
Во вторых почему Вы решили, что заблуждение? Может техническая ошибка возникла при заполнении ТТН.