Сначала смотрите контракт - основания для заявления рекламации, судьба отправленной неисправной техники. Возможно по контракту требуются заключения сторонних организаций, например ТПП , таможня проверит соблюдение данных требований.
Изучите вопрос о возможности реимпорта неисправного товара. Возврат обойдется в копеечку - так что нужно прежде всего посчитать есть ли смысл возвращать, исправлять и ремонтировать. Мы в 50% случаем не возвращаем - себе дороже выходит
Если документы на вовзврат экспортного НДС подавали в налоговую - делается корректирующая декларация, право на возврат НДС будет на отправленный по рекламации исправный товар.