[Alekso]

С описанием ситуации, предложением по формам контроля и с согласованием/уведомлением 1-го заместителя это вполне реально.

С 1-ым не нужно согласовывать.
Нужно до 10 числа месяца, следующего за отчётным, сообщить 1-му с обоснованием.