Про возврат по гарантии

[GarryD]

Имеется оптический микроскоп, используемый для визуального контроля кремниевых пластин и прочей электронной продукции. Ввезен в Россию по контракту в прошлом году. ТНВЭД 9011201000. Гарантия производителя предусматривает бесплатную замену микроскопа и/или его узлов, блоков, комплектующих в случаях, признанных производителем гарантийными в течение года.
Пару месяцев назад произошел такой случай - у конечного пользователя сдох блок питания, встроенный в штатив микроскопа. Пару недель переписки - и производитель признал случай гарантийным.
Буквально через три дня после этого в наш адрес DHL привозит запчасть на замену. В посылке кроме собственно электронной платы блока питания был пакет документов для обратной отправки дефектной платы за счет производителя - подготовленная накладная (Shipment Waybill) и инструкции по отправке взад.
Запчасть заменили, привезли от пользователя дохлую. Упаковали в ту же коробку, в которой из за кордона пришла новая. Заполнили Waybill.
Теперь начинается коррида.
При обращении в DHL мне предложили в дополнение к Waybill заполнить Proforma Invoice на двух языках (приложив образец) и вызвать курьера. Вроде бы все понятно.
Заполнил. Звоню. Другой менеджер уточняет цену платы, и выяснив, что она дороже 1000 $ просит уже написать письмо в таможню с просьбой о выпуске платы и объяснением ситуации (возврат замененного по гарантии узла) и плюс подписать договор на брокерские услуги? как положено для товара ценой больше 1000.
Я объясняю, что договор у нас уже есть - мы иногда через DHL ввозим кое-что по мелочи и таможим у них. Но уже пахнет оплатой таможенных услуг.
Ладно. Следующий менеджер смотрит документы (у них все очень заняты и вызвать того, с кем говорил полчаса назад практически невозможно) и вдруг решает уточнить ТНВЭД. Услышав номер 9011901000 (субпозиции предыдущего кода) вдруг решает, что товар является оборудованием двойного назначения и для экспорта требуется экспертиза (естественно, за наш счет). Факт гарантийного возврата дефектной запчасти производителю его не колышет, он вскользь ссылается на какой-то приказ и стоит стеной.
Производитель по контракту поставляет запчасти бесплатно и готов оплатить перевозку дефектной за свой счет, но при таком раскладе наши внутренние заморочки рискуют встать дороже самой запчасти, работ по диагностике и ремонту, но уже за наш счет.
Моего опыта в этом пока мало. Прошу комментариев и совета по ситуации.
Вообще, возможен ли здесь бескровный (бесплатный, условно бесплатный, нужное подчеркнуть) выход или все так запущено?
Спасибо.