у нас CIP

в этом случае мне нужен TIR, CMR. значит договор поставки и счет-фактура мне не нужны?

или надо договор и счет фактуру требовать с продавца

Вы меня ставите в тупик. Спросите сразу все, что нужно.
Вам нужен договор поставки, паспорт сделки (если сумма более 5000 долларов), инвойс. Возможно, упаковочный лист....
Короче, Вам нужен брокер.

а что делать в случае когда руководство категорически против обращения к брокерам? просто весь пакет я практически собрала остался вопрос что нужно для подверждения стоимости перевозки

А ГТД кто тут оформлять будет? Тоже Вы?
Машину Вы заказываете? Нет. Какое тогда подтверждение стоимости перевозки? Или Вы читаете пояснения по условиям продажи и Вам эта стоимость нужна для подтверждения пунктов пояснений?

Убедите руководство или увольняйтесь. Учитывая количество вопросов и их содержание, оформлять декларации самостоятельно, даже если Вам купили программу, не стоит. Если произойдет нарушение там. правил - с кого спросит Ваше руководство? С тех кто вас на форуме консультировал? А если уголовный состав?

Руководство или идиоты(думают, что раз платят Вам зарплату, значит Вы им должны привезти растаможенный груз к ним на склад и тишина) или шибко умные(в таможенном оформлении) и знают, что человек из 54 графы за все отвечает(если документы кривые). CIP(Инкотермс - 2000) Ваша обязанность принять груз в поименованном Вашей фирмой в контракте месте. Даже, если за 5 метров до Ваших ворот машина с грузом навернулась - это не Ваши проблемы(главное, чтобы по контракту не было предоплаты).
Все до этого - договор перевозки(с разбивкой от места загрузки и пересечения границы РФ и до Вас), страховку, экспортную декларацию, прайс-лист(если прямой контракт) с отметкой ТПП страны происхождения - проблемы Продавца. CIP(DDU) - наилучший паритет для российского импортера.

Вообще-то лучше бы DDU, но если все же CIP, то советую заранее попросить буржуев выслать на проверку образец страхового полиса. При CIPе он Вам нужен будет, вот только буржуи с ним не всегда заморачиваются, особенно если у них генеральный договор страхования на все отгрузки, тогда на каждую конкретную поставку полис по форме, которую привыкла видеть наша таможня, не выписывается. При постоянных поставках и с этим можно справиться, но нужен ли Вам лишний геморрой?