Наша фирма является официальным представительством этого GmbH в России.
Но доверенности никакой нет. Мы представляем в России лишь инструмент, который производит это GmbH.

Меня просто смущает то, что если не указать в графе "заявитель" российскую фирму, то тогда этим сертификатом может, грубо говоря, пользоваться кто угодно.

Потому что Вы им деньги за это платите, а не они Вам.
Вот пусть отрабатывают и объясняют почему нельзя.

их объяснения были просты и наивны "мы все делаем по закону"))))а по какому не сказали))

Если имеется документальное подтверждение в соответствии с международнвыми нормами, что Вы являетесь официальным представителем, тогда Вам всё равно, кто будет указан в качестве заявителя. Прав коллега SPTO, правильно и так и так. Но когда Вы заявляете в качестве заказчика GmBH, тем самым предоставляете определённую свободу на использование полученного сертификата на территории РФ любому заинтерисованному лицу, и таможня обязана принимать его. Например, завтра я ООО "Василёк" хочу ввезти напрямую от GmBH товар, и для ввоза, мне тоже потребуется серт., за неборльшую копеечку Вы мне предоставляете, и все сыты и доволны. Так что не настаивайте на заказчике ООО Ромашка.
Главное чтобы Ваш GmBH не забыл что Вы его официальный представитель:D. И направлял клиентуру через Вас.

для таможни все равно, кто там будет написан?

В качестве заказчика? Всё равно.

Абсолютно. Им важен изготовитель

спасибо всем за помощь. успокоили меня.:vishenka_33:

и вот еще забыла спросить: зависит ли заполнение графы "заявитель" от того, выдается ли сертификат на партию или при серийном выпуске?

Не парьте деточке мозги! Сертификатчик, который предлагает сделать серт на ГМБХ - просто ломит больше бабла, потому, что серт на ГмбХ - это серт на серийный выпуск, на производителя на всю линейку продукции, соответственно и деньги другие. А на Ромашку - разовая партия на контракт, по одному инвойсу - тогда и стоит гроши. Вот и вся разница. В сертификате может вообще не стоять код ОКП, не стоять код ТН ВЭД, там должен быть прописан № техрегламента, № акта или протокола исследования и для особо одаренных - ГОСТ.