Как правильно поменять заказ "постфактум" (партнёры учудили)
 

Ситуация.
Импорт по контракту, открыт ПС.
Был подписан бланк заказа, подан в банк (в качестве основания платежа).
По факту, оказывается нам выслали то что в заказе + "бонус" (кабели питания в комплекте, хотя в заказе они не прописаны). Цена заказа при этом не изменилась, просто в инвойс вписали эти кабели питания, а из заказанных позиций отняли стоимость кабелей).
Варианты развития которые пришли на ум:
- подать на таможню правильный заказ без сопроводительных писем; в банк ничего не подавать, сумма сделки ведь не изменилась;
- составить исправленный заказ со старым номером и датой (раз уж куча бумаг завязана на номере заказа), сделать сопроводительное письмо (мол ошибка вышла) и подать всю эту кипу в таможню и в банк.
Для второго варианта непонятно обоснование, производитель ведь фактически уменьшил цену одного товара в счёт другого. Ерунда какая-то... :confused:
Что посоветуете?

Банк и таможня не контактируют. Пусть в банке отстается то, что туда подано, а в таможню подавайте по факту.

Коллега, позвольте Вам возразить. Я обычно все меняю параллельно. Подать в банк новые документы, приложив к ним сопроводительное письмо с объяснениями - не трудно (тем более, что это будет делать бух). Не трудно даже новый ПС оформить если надо (1-2 дня это делается).
И при даже маловероятной встречной проверке - документы везде будут единообразные.

Теоретически можно составить приложение к контракту или пояснение к заказу, что данная позиция не имеет коммерческой стоимости и (на выбор):
1. Является подарком.
2. Является образцами, не имеющими коммерческой стоимости, но имеющими "price only for customs purposes".

А далее... Соотв. просто делать предварительный осмотр и на основании этого подавать, как есть или делать реэкспорт того, что вам не надо.

Ответ ниже.

Простите, но банк интересует сумма. Если она не меняется, то им фиолетово.
Встречные проверки в банке? Никогда о таких не слышал.

Предпочительнее второй вариант, только чуть подкорректированный. А почему у Вас все на номере заказа завязано? Обычно везде фигурирует номер инвойса, по которому идет оплата и номер спецификации (приложения к контракту).

Вообще-то ПС оформляется на основании контракт, приложений к нему(это может быть и заказ ,если он подписан с двух сторон и является необъемлемой частью договора). Перевод денег за товар банк идет по инвойсу №.....
Вообщем, надо исправить тот документ, который является основным (тот, что есть в оригинале в бухгалтерии и который надо подавать в таможню). Бухгалтерия его с соотв. письмом передаст в банк (опять же если этот док важен для оформления ПС). В таможню подать уже исправленные документы.
Только сначала с глав бухом своим проконсультируйтесь ибо из Ваших слов не ясно что было подано в банк.

Не в банке, конечно, а если начнут проверять конкретную фирму со стороны таможенных органов и налоговых, скажем. Наш глав бух за каждой бумажкой следит.

А насчет того, что банку фиолетово - не скажите. Если у них есть заказ, он будет отражен в инвойсе. То есть там будет указано наименование товара, за который переводились деньги. А если появится инвойс (заказ №2) с другой начинкой и он потом попадет к бухгалтеру в комплекте документов после таможенной очистки - вряд ли бух обрадуется.
Может это я такая перестраховщица, не буду спорить, но я привыкла работать, чтобы все бумаги были в порядке.

Кстати, еще насчет формирования правильного инвойса (заказа). Надо обязательно помимо основного товара, за который реально прошла оплата, указать товар, который идет по нулевой стоимости в качестве дополнительных комплектующих.
И также надо поменять данные в упаковочном листе, чтобы было указано все, что реально едет к Вам.

Видите ли, в инвойсе обычно каждая гайка не расписывается, так что банку и сравнить не с чем будет.

Коллега, я не буду с Вами спорить, я уверена, что Вы профессионал своего дела. Видимо, я всегда имела дело с товарами, которые в инвойсе расписывались подробно+ часто попадаю в ситуации, когда Поставщик чего-нить накосячил и это надо как-то исправлять. Отсюда и мое мнение по вопросу.

Согласен.
А ещё лучше- в банк дать новый заказ за тем же номером, датой и суммой, и сказать: "Звиняйте, братцы, ошибка вышла". Банку ведь что главное, чтобы Вы не вывозили необоснованно валюту. А основание в виде ГТД у Вас будет.
Опять же- перестрахуетесь на случай запроса таможни в банк (хотя на практике таковых я не встречал)

Я тоже не хочу с вами спорить. Просто хочу вам напомнить, что для детальной расшифровки информации, приведенной в инвойсе существуют спецификации к инвойсу. Там все расписывается потоварно. Но эти документы попадают только в таможню вместе с ГТД и никогда не попадают в банк.

Коллега, ну как же так. Спецификации к контракту в банк очень даже попадают. Ведь, на практике, на каждую поставку подписывается новая Спецификация, в которой согласован ассортимент и цена товара. А так же могут быть отдельно согласованы условия оплаты, отличные от рамочного контракта. Это существенные детали, ведь в Спецификации прописана сумма валюты, которую Покупатель будет переводить за границу.

У нас сложный товар из многих составляющих которые собираются воедино на заводе-производителе и отсылаются нам. Иными словами, сделать спецификацию с ценами один раз не представляется возможным. Поэтому мы объединяем спецификацию и заказ в один документ, и он служит основанием для оплаты. Этот документ (фактически спецификация-заказ) и был подан в банк.
Не знаю корректно ли вообще в случае предоплаты платить по инвойсу, ведь это аналогом счёта-фактуры, а не счёта (аналог счёта - proforma invoice).

То что нам положили сюприз нарушив заказ мы узнали после отправки товара, когда посмотрели инвойс. Мы не против в общем-то, и стоимость сюрприза ненулевая, неприятно конечно что возни столько.

Спецификации в банк не попадают.
Что Вы копья ломаете-то? Валюта вывезена- товар на данную сумму ввезён.Банк доволен.

А таможня будет довольна, увидев на досмотре товар, которого нет в документе (Спецификация это или еще что - не суть важно).

Если документы - это вообще хрень, главное, что товара ввозится именно на указанную сумму, то почему таможня, мягко говоря, отказывается выпускать груз, если при досмотре вдруг обнаруживает что помимо фиговинки А (как она названа в документах) и фиговинки Б в составе груза есть еще и фиговинка С (которая вообще нигде не указывается)?
А ведь именно так и бывает и бежишь как ошпаренный исправлять документы, чтобы не пришили уклонение от уплаты таможенных пошлин с реальной ТС.

Давайте не путать таможню и банк. Ессстественно- для таможни всё должно биться до последнего болтика (согласно документам пришедшим с грузом )))))), банку же, как говорилось выше- "фиолетово", главное что нет нарушения валютного законодательства. Но я же предложил- на всякий случай в банке заказ изменить. Во всяком случае когда у нас были такие ситуации, банк легко шёл навстречу.

Ни в коем случае я не предлагаю путать таможню и банк. Это разные структуры, Вы абсолютно правы. Но поскольку они обе являются участниками процесса "внешнеэкономическая сделка" надо учитывать все моменты.

Полностью поддерживаю сторонников "синхронизации" документов во всех участвующих органах. Чтобы потом не было "мучительно больно". Типа вот, блин... и чего мне стоило... А ведь мог... И ничего бы этого не было...

А такой вариант: подать в таможню правильный заказ, а в банк - дополнение или изменение контракта пока в факсовом виде, пообещав принести оригинал позже.

Может мне банки неправильные попадались, но главным всегда было, чтобы сумма платежа совпадала с фактурной стоимостью по ГТД....и все. Счета на предоплату часто без детализации одной строкой, в компетенции банка только контроль соблюдения валютного законодательства, а где в валютном законодательстве сказано, что должно контролироваться что-то еще, кроме факта поступления товара эквивалентно сумме платежа.

Логично кстати... В основании платежа - счёт на предоплату товара по контракту такому-то...

Вы читайте внимательнее. Я имею ввиду не спецификацию к контракту, а спецификацию к инвойсу. Или вы про такой документ никогда не слышали?

Кстати, инспектора внимательно смотрят на то что написано в платёжке. Хорошо если там написано "предоплата по заказу №...", а если будет "предоплата по счёту №...", то тот же самый счёт придется и инспектору нести...

Вот и я о том. Проформа-инвойс на оплату не должна содержать лишней информации. Не нужно там расписывать все товары и их стоимость. Зачем искать себе приключения?
Более того, и в инвойсе делать этого не нужно. Если вы не уверены в поставщике, пишете заявление на осмотр товара. Далее, по результатам осмотра составляете хитрый документ, который называется спецификация к инвойсу. Вписываете в него наименования всех товаров и их количество, цены либо разносите сами, либо скидываете этот документ поставщику и цены проставляет он. Затем подписывает, ставит печать и скидывает вам по факсу или мылу, оригинал отправляет экспресс-почтой. С помощью таких спецификаций к инвойсу мне удавалось выпутаться из многих щекотливых положений. Ведь сам инвойс с отметкой пограничной таможни при этом не меняется.

Мы всегда пишем: "Предоплата по контракту..." и никаких вопросов.

Т.е. в проформе просто "предоплата по контракту"?
Хитрый вариант, спасибо. Только не понял, зачем проставлять цены подпозиций комплекта?
Как выглядит инвойс в Вашем случае?

alpar прав: спецификация к инвойсу - это лучший выход из многих щекотливых ситуаций, создаваемых иностранными партнерами, которые просто не в силах постичь дебри нашего законодательства.

Именно так.

Если код один, то цены не нужны. Но если что-то нужно выделять отдельно, без цен не обойтись.
А выглядит инвойс так:
"Оборудование ... линии в комплекте - ... Евро"
Далее, в зависимости от условий поставки, могут выделяться транспортные расходы и расходы на страхование. И это все.

ДА!!!

Уточню, чтобы не было недопонимания.
Верно ли я понял, что, допустим везём мы радиоприёмник с адаптером питания в комплекте. Т.к. у радиоприёмника и у адаптера разные коды, то несмотря на то что это комплект нужно расписать их цены?
Зачем это делать?

На такой товар действительно незачем. Если же оборудование сложное и в ГТД будет много кодов, то самая "навороченная" спецификация к инвойсу будет содержать следующие графы:
1.№ п/п
2.Наименование
3.Кол-во, шт.
4.Вес брутто/нетто[кг]
5.Стоимость[EUR]
6.Фирма-производитель и страна происхождения
Кроме этого в спецификации к инвойсу можно указать сведения об упаковке (виды, количество, вес).

Кажется понял. Критерием навороченности является даже не кол-во товаров с другим кодом в комплекте основного, а их стоимостная и/или весовая доля. Если товары в комплекте стоят и/или весят до 10-15% от основного, то веса и стоимость можно не расписывать. Примерно так?

Не так. Если товар будет у вас выделен из комплекта, то для него по-любому нужно знать вес и стоимость, иначе как вы его будете декларировать. Вот для этого сей документ и нужен.
Ведь часто высняется, что товар под один код не прокатит, уже после его отгрузки или даже поступления.
Если же оборудование достаточно уникально и число товаров в ГТД заведомо превысит все разумные пределы, приходится доказывать руководству необходимость загранкомандировки. Дней за 10 до отгрузки приезжаешь к поставщику, осматриваешь все оборудование, фотографируешь и делаешь спецификации к инвойсу. Заодно заставляешь выкинуть из контейнеров разные незаявленные в контракте "сувениры" и инструмент для монтажа (очень его пихать в контейнеры любят), и заставляешь при тебе опломбировать контейнеры.
Вот так и сидишь за компьютером с утра до ночи до самой отгрузки. Вроде и заграницей побывал, но нихрена не видел. Впрочем, это уже лирика...

Теперь понял - речь о ситуации когда товар лежит в разных местах.

Может мой взгляд вчера и не выхватил слов "спецификация к инвойсу", все может быть. Вы предлагаете, безусловно, хороший выход из ситуации.
Признаюсь - я никогда не слышала о спецификации к инвойсу. По спефицике работы обычно довольствовалась результатами досмотра и декларировалась по ним в случаях расхождения реальной партии товара с документами.

Честно говоря, в данном случае - приведенный выше вариант наверное самый простой. Я имела в виду тот, что предложил Legotar.